Övning – Betala fakturor

Ta hjälp av Calles intervju med Lisa och rita upp den här processen i 2c8.

Calle har blivit inhyrd som konsult på ett företag för att kartlägga deras interna processer. Calles första uppdrag är att kartlägga processen för att betala fakturor. Det enda information om processen som Calle har fått är att den startar med att en inleverans har registrerats och en leverantörsfaktura har inkommit. Han har även informerats om att processen anses vara klar när leveransfakturan är betald. Det är nu Calles uppgift att kartlägga processen, till sin hjälp har han fått kontakt med Lisa som är nyanställd ekonomiassistent på företaget.
Calle bokar in ett möte med Lisa för att intervjua henne kring processen.

Intervju

Calle: Vad är dina arbetsuppgifter som ekonomiassistent?

Lisa: Mina arbetsuppgifter involverar att skanna in leverantörsfakturorna och
genomföra betalningarna.

Calle: Okej, så du skannar in fakturorna och sedan genomför du betalningen?

Lisa: Nej, jag skickar dom till Nettan när jag har skannat in dem i vårt ekonomisystem, sedan kan jag inte genomföra betalningen i BetalQue före jag har fått dem attesterade av Hans.

Calle: Är BetalQue någon form av betalningssystem? Vem är Nettan och vem är Hans?

Lisa: Ja precis. Nettan jobbar på inköpsavdelningen, egentligen är det inte bara Nettan som jag kan skicka dem till utan någon av dem som jobbar på inköp som är behöriga att granska och kontera fakturan. Hans är min Chef, eller han är inköpschef för hela avdelningen, det är han som måste attestera alla fakturor innan jag kan skicka dem för betalning.

Calle: Okej! Så efter du har skannat in och registrerat de inkomna fakturorna och Nettan eller någon med behörighet har granskat så skickar du den till Hans?

Lisa: Ja om inte Nettan eller någon annan på inköpsavdelningen hör av sig till mig om avvikelser i fakturan. Då måste jag kontakta leverantören och korrigera fakturan och sedan skicka tillbaka den till Nettan eller den som upptäckte avvikelsen.

Calle: Vad skulle det vara för avvikelser?

Lisa: Oftast är det något i fakturan som är felaktigt inskrivet, till exempel fel belopp eller antal och så vidare. Men det upptäcker alltid Nettan och dom på inköp när dom granskar och konterar.

Calle: Jag förstår, men du sa att du inte kunde genomföra betalningen innan Hans har attesterat?

Lisa: Nej det stämmer, Hans får den konterade fakturan av någon på inköp, oftast Nettan, så attesterar han den och skickar den till mig så jag kan genomföra betalningen. Efter det gör jag ingenting mer eftersom då är betalningen godkänd och betald.

Calle: Okej då tror jag att jag har rätt så bra koll nu. Tack!

Ta nu hjälp av Calles intervju med Lisa och rita upp den här processen i 2c8!